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Rechnungsprüfungsordnung der Stadt Meckenheim vom 5. Juni 2019

Bei allen Bezeichnungen, die auf Personen bezogen sind, meint die gewählte Formulierung beide Geschlechter, auch wenn aus Gründen der leichteren Lesbarkeit die männliche Form steht.
Der Rat der Stadt Meckenheim hat am 5. Juni 2019 für die Durchführung der in den §§ 59 Abs. 3, 101 – 104 der Gemeindeordnung für das Land Nordrhein-Westfalen (GO NRW) in der Fassung der Bekanntmachung vom 14. Juli 1994 (GV. NW. S. 666), SGV. NRW. 2023, zuletzt geändert durch Art. 5 des Gesetzes vom 11. April 2019 (GV. NRW. S. 202) enthaltenen Bestimmungen folgende Rechnungsprüfungsordnung beschlossen:

§ 1
Geltungsbereich

1. Die Stadt Meckenheim unterhält eine örtliche Rechnungsprüfung.
2. Die Rechnungsprüfungsordnung bestimmt Rahmen und Grundsätze für die Tätigkeit der örtlichen Rechnungsprüfung der Stadt Meckenheim.

§ 2
Rechtliche Stellung

1. Die örtliche Rechnungsprüfung ist dem Rat unmittelbar verantwortlich und in ihrer sachlichen Tätigkeit ihm unmittelbar unterstellt.
2. Der Bürgermeister ist Dienstvorgesetzter der Dienstkräfte der örtlichen Rechnungsprüfung.
3. Die örtliche Rechnungsprüfung ist bei der Erfüllung der ihr zugewiesenen Prüfungsaufgaben unabhängig, an Weisungen nicht gebunden und nur geltendem Recht unterworfen.
4. Die örtliche Rechnungsprüfung führt den mit den Prüfungsgeschäften verbundenen Schriftverkehr selbständig.
5. In Erfüllung ihrer Aufgaben ist die örtliche Rechnungsprüfung Gemeindeorgan und gemäß § 9 Abs. 1 DSG NRW berechtigt, personenbezogene Daten zu nutzen.

§ 3
Organisation, Bestellung und Abberufung

1. Die örtliche Rechnungsprüfung besteht aus der Leitung, dem oder den Prüfer(n) und/oder sonstigen Beschäftigten.
2. Die Leitung und weitere Prüfer der örtlichen Rechnungsprüfung werden vom Rat bestellt und abberufen.
Sie müssen persönlich für die Aufgaben der örtlichen Rechnungsprüfung geeignet sein und über die erforderlichen Fachkenntnisse verfügen.
3. Die Leitung sowie die Prüfer der örtlichen Rechnungsprüfung dürfen zum Bürgermeister, zu einem Beigeordneten, einem Stellvertreter des Bürgermeisters, zum Kämmerer und zu anderen Bediensteten der Finanzbuchhaltung nicht in einem die Befangenheit begründenden Verhältnis stehen. Sie dürfen eine andere Stellung in der Gemeinde nur innehaben, wenn dies mit der Unabhängigkeit und den Aufgaben der Rechnungsprüfung vereinbar ist.
Sie dürfen Zahlungen für die Gemeinde weder anordnen noch ausführen. Sie dürfen an der Führung der Bücher und an der Aufstellung des Jahresabschlusses und des Lageberichts nicht mitgewirkt haben.
4. Die Leitung der örtlichen Rechnungsprüfung regelt eigenverantwortlich den internen Dienstbetrieb und die Organisation der örtlichen Rechnungsprüfung. Sie ist für die ordnungsgemäße und rechtzeitige Erledigung aller ihr obliegender Aufgaben verantwortlich und hat den Bürgermeister, den Rechnungsprüfungsausschuss oder den Rat über besondere Vorkommnisse zu unterrichten.
5. Die örtliche Rechnungsprüfung hat allgemein anerkannte Prüfungsstandards für die öffentliche Verwaltung anzuwenden. Soweit Rechtsvorschriften nicht entgegenstehen, soll sich die örtliche Rechnungsprüfung bei Ihrer Arbeit an anerkannte Revisionsstandards des Deutschen Instituts für Interne Revision (DIIR), die Prüfungsleitlinien des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland (IDW) und den Prüfungsleitlinien des Instituts der Rechnungsprüfer (IDR) ausrichten.

§ 4
Gesetzliche Aufgaben

Die örtliche Rechnungsprüfung erfüllt die gesetzlichen Aufgaben gemäß §§ 102 ff GO NRW:
a) die Prüfung des Jahresabschlusses und des Lageberichtes der Stadt,
b) die Prüfung der Jahresabschlüsse der in § 97 Abs. 1 Nr. 1, 2 und 4 GO NRW benannten Sondervermögen (Gemeindegliedervermögen; Vermögen der rechtlich unselbständigen örtlichen Stiftungen; rechtlich unselbständige Versorgungs- und Versicherungseinrichtungen),
c) die Prüfung des Gesamtabschlusses und des Gesamtlageberichtes, sofern sie aufgestellt werden,
d) die laufende Prüfung der Vorgänge in der Finanzbuchhaltung zur Vorbereitung der Prüfung des Jahresabschlusses,
e) die dauernde Überwachung der Zahlungsabwicklung der Stadt und ihrer Sondervermögen sowie die Vornahme der Prüfungen,
f) bei Durchführung der Finanzbuchhaltung mit Hilfe automatisierter Datenverarbeitung der Stadt und ihrer Sondervermögen (DV-Buchführung) die Prüfung der Programme vor ihrer Anwendung,
g) die Prüfung von Vergaben,
h) die Wirksamkeit interner Kontrollen im Rahmen des internen Kontrollsystems.
In die Prüfung des Jahresabschlusses nach Buchstabe a) sind die Entscheidungen und Verwaltungsvorgänge aus delegierten Aufgaben auch dann einzubeziehen, wenn die Zahlungsvorgänge selbst durch den Träger der Aufgabe vorgenommen werden und insgesamt finanziell von erheblicher Bedeutung sind.

§ 5
Übertragene Aufgaben

Der Rat überträgt der örtlichen Rechnungsprüfung folgende Aufgaben:
1. die Aufgaben gemäß § 104 Abs. 2 GO NRW,
2. die Beratung der Verwaltung im Rahmen der vorgenannten Aufgaben,
3. die Unterstützung der Dienststelle bei der Organisation der Korruptionsprävention,
4. die stichprobenartige Prüfung von Bauausführungen und Bauabrechnungen (technische Prüfung),
5. die Prüfung von Buchungsbelegen vor ihrer Zuleitung an die Geschäftsbuchhaltung (Visa-Kontrolle), soweit die Leitung der örtlichen Rechnungsprüfung dies für erforderlich hält,
6. die Prüfung der Gebührenbedarfsberechnungen und der Kostenrechnungen,
7. die Prüfung von Vergaben der Stadtwerke der Stadt Meckenheim,
8. die wirtschaftliche Prüfung von Planungen und Kostenrechnungen zu Investitionsvorhaben.

§ 6
Prüfaufträge

1. Der Rat kann der örtlichen Rechnungsprüfung weitere Prüfaufträge erteilen.
2. Der Rechnungsprüfungsausschuss kann der örtlichen Rechnungsprüfung im Rahmen seiner gesetzlichen und der vom Rat übertragenen Aufgaben Aufträge erteilen.
3. Der Bürgermeister kann der örtlichen Rechnungsprüfung innerhalb seines Amtsbereichs unter Mitteilung an den Rechnungsprüfungsausschuss in dessen nächster Sitzung (§ 104 Abs. 4 GO NRW) Aufträge zur Prüfung erteilen.

§ 7
Befugnisse

1. Die Leitung und der oder die Prüfer sind im Rahmen ihrer Aufgaben befugt, von der Verwaltung, den städtischen Betrieben und den eventuell sonstigen, ihrer Prüfung unterliegenden Institutionen alle für die Prüfung notwendigen Auskünfte und Nachweise zu erhalten. Ihnen ist im Rahmen der Prüfungshandlungen auf Verlangen der Zugang zu Einrichtungen der Informationsverarbeitung, Hardware, Software und gespeicherte Informationen sowie der Zutritt zu allen Diensträumen, das Öffnen von Behältern usw. zu gewähren. Akten, Schriftstücke und sonstige Unterlagen sind auf Verlangen auszuhändigen oder zu übersenden.
2. Die in Abs. 1 genannten Bereiche haben den Prüfern ihre Prüfungsaufgaben in jeder Weise zu erleichtern.
3. Die örtliche Rechnungsprüfung kann sich mit Zustimmung des Rechnungsprüfungsausschusses Dritter als Prüfer bedienen.
4. Die Leitung und die Prüferinnen und Prüfer sind befugt, Ortsbesichtigungen, insbesondere auf Baustellen und bei Inventuraufnahmen vorzunehmen und die zu prüfenden Einrichtungen aufzusuchen. Sie können sich dabei angeschaffte oder noch anzuschaffende Gegenstände oder Verfahren vorführen und erläutern lassen. Sie weisen sich durch einen Dienstausweis aus.
5. Die Leitung ist berechtigt, an den Sitzungen des Rates und aller Ausschüsse teilzunehmen. Sie entscheidet nach pflichtgemäßem Ermessen, an welchen (Fach-) Ausschusssitzungen die Prüfer teilnehmen sollen.

§ 8
Mitteilungspflichten der Verwaltung und Betriebe gegenüber der örtlichen Rechnungsprüfung

1. Der örtlichen Rechnungsprüfung sind alle Vorschriften und Verfügungen sowie alle sonstigen Unterlagen, die zur Prüfung benötigt werden (z. B. Stellenpläne, Entgelttarife, Preisverzeichnisse, Gebührenordnungen usw.), unverzüglich bei ihrem Erscheinen zuzuleiten. Ihr sind ferner alle Einladungen und Vorlagen sowie alle Sitzungsniederschriften des Rates und der Ratsausschüsse rechtzeitig zur Kenntnis zu geben. Das Gleiche gilt für Ausschüsse der Betriebe, Zweckverbände und sonstige Organisationseinheiten, die der Prüfung der örtlichen Rechnungsprüfung unterliegen.
2. Dienstanweisungen sind vor ihrem Erlass der örtlichen Rechnungsprüfung zur Kenntnis und möglichen Stellungnahme zuzuleiten.
3. Die örtliche Rechnungsprüfung ist vom Bürgermeister unter Darlegung des Sachverhalts unmittelbar und unverzüglich zu unterrichten, wenn sich ein begründeter Verdacht dienstlicher Verfehlungen oder sonstiger Unregelmäßigkeiten ergibt. Das Gleiche gilt für alle Verluste sowie für Kassenfehlbeträge.
4. Von der Absicht, wesentliche Änderungen in der Organisation der Verwaltung oder auf dem Gebiet des Haushalts- und Rechnungswesens vorzunehmen, ist die örtliche Rechnungsprüfung so rechtzeitig in Kenntnis zu setzen, dass sie sich vor der Entscheidung äußern kann. Ihr sind Vertragsentwürfe zur Neugründung von Gesellschaften oder Vereinen bzw. zur Beteiligung und Änderung der Beteiligung an denselben rechtzeitig vor der Entscheidung zuzuleiten.
5. Unterlagen für Vergabeprüfungen sind der örtlichen Rechnungsprüfung mindestens fünf Arbeitstage vor geplanter Auftragserteilung (bei Aufträgen ab 7.500 € bis 19.999,99 €) bzw. vor der Fertigstellung der Sitzungsvorlagen vorzulegen. Für Sitzungen des Rates oder eines Ausschusses muss in den Einladungen oder Beschlussvorlagen erkennbar sein, dass die örtliche Rechnungsprüfung die Vergabeunterlagen geprüft und ob sie Bedenken erhoben hat. Werden Bedenken nicht vor der Sitzung ausgeräumt, ist die örtliche Rechnungsprüfung berechtigt, diese in der Sitzung vorzutragen.
6. Der örtlichen Rechnungsprüfung sind Abschlüsse, Prüfberichte von Wirtschaftsprüfern, vereidigten Buchprüfern o. ä. sowie Geschäfts-/Lageberichte von städtischen Eigenbetrieben, eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen, Gesellschaften oder solchen, an denen die Stadt unmittelbar oder mittelbar beteiligt ist, durch die Fachbereiche vorzulegen.
7. Die örtliche Rechnungsprüfung erhält die Namen und Unterschriftsproben der verfügungs-, anweisungs- und zeichnungsberechtigten Bediensteten von dem jeweiligen Fachbereich. Außerdem sind die Namen der Bediensteten vorzulegen, die berechtigt sind, für die Stadt Verpflichtungserklärungen abzugeben; hierbei ist der Umfang der Vertretungsbefugnis zu vermerken.
8. Der örtlichen Rechnungsprüfung sind die Prüfungsberichte anderer Prüfungsorgane (GPA, Bundesrechnungshof, Landesrechnungshof, Bezirksregierung, Finanzamt u.a.) sowie die Stellungnahme der Verwaltung unverzüglich zuzuleiten.

§ 9
Durchführung der Prüfung

1. Bei Prüfungen sollen vorab die Leitungen der zu prüfenden Organisationseinheiten über den Prüfungsauftrag unterrichtet werden, soweit es der Prüfungszweck zulässt. Es ist Rücksicht darauf zu nehmen, dass durch die Prüfung der Geschäftsablauf möglichst nicht gehemmt oder gestört wird. Vor Abschluss solcher Prüfungen soll das Prüfergebnis besprochen werden.
2. Werden bei Durchführung von Prüfungen Tatbestände wie z.B. Veruntreuungen, Unterschlagungen, Betrug oder Verdachtsmomente von Korruption festgestellt, so hat die Leitung der örtlichen Rechnungsprüfung unverzüglich den Bürgermeister zu unterrichten. Dem Rechnungsprüfungsausschuss ist hiervon in seiner nächsten Sitzung -spätestens jedoch im darauffolgenden Quartal- Bericht zu erstatten.
3. Stößt die Prüfung auf Schwierigkeiten, so hat die Leitung der örtlichen Rechnungsprüfung den Bürgermeister um die erforderlichen Maßnahmen zu bitten. Der Rechnungsprüfungsausschuss ist hiervon in seiner nächsten Sitzung in Kenntnis zu setzen.
4. Verwaltung, Betriebe und sonstige Einrichtungen, denen Berichte oder Prüfungsbemerkungen der örtlichen Rechnungsprüfung mit der Bitte um Stellungnahme zugehen, haben sich hierzu in angemessener Frist zu äußern. Diese Frist beträgt vier Wochen, es sei denn, es ist eine andere Frist vereinbart. Die Antwort ist durch die Leitung der Organisationseinheit zu unterzeichnen. Eine Äußerung ist nicht erforderlich, soweit Zusagen zu Prüfungsbemerkungen in Berichten bereits in der Schlussbesprechung gemacht und in den jeweiligen Bericht übernommen worden sind.

§ 10
Prüfung des Jahresabschlusses und des Gesamtabschlusses

1. Die örtliche Rechnungsprüfung prüft den Jahresabschluss gemäß § 102 GO NRW und erstellt über Art, Umfang und Ergebnis der Prüfung einen Prüfbericht. Der Bestätigungsvermerk oder der Vermerk über seine Versagung ist in den Bericht aufzunehmen. Der Bericht und der Vermerk sind von der Leitung der örtlichen Rechnungsprüfung zu unterzeichnen und dem Rechnungsprüfungsausschuss zur Beratung zuzuleiten.
2. Der Rechnungsprüfungsausschuss legt dem Rat den Prüfbericht mit einer Empfehlung hinsichtlich der Entlastung vor. Sollte die Auffassung des Rechnungsprüfungsausschusses nicht mit der der örtlichen Rechnungsprüfung übereinstimmen, ist der Rat auch über die abweichende Auffassung der örtlichen Rechnungsprüfung zu informieren.
3. Ergeben sich bei der Prüfung Feststellungen, die eine Änderung des Entwurfs des Jahresabschlusses erforderlich machen, stellt die örtliche Rechnungsprüfung die wesentlichen Feststellungen in einer Veränderungsliste zusammen und stellt sie der Verwaltung zur Korrektur des Entwurfes zur Verfügung. Der korrigierte Jahresabschluss wird vom Kämmerer und vom Bürgermeister unterschrieben und der weiteren Prüfung zugrunde gelegt.
4. Werden der Jahresabschluss oder der Lagebericht geändert, nachdem die örtliche Rechnungsprüfung ihren Prüfbericht dem Rechnungsprüfungsausschuss vorgelegt hat, so sind diese Unterlagen, soweit die Änderung es erfordert, erneut zu prüfen. Die Absätze 1 bis 3 finden entsprechende Anwendung.
5. Vor Abgabe des Prüfungsberichtes durch den Rechnungsprüfungsausschuss an den Rat ist dem Bürgermeister Gelegenheit zur Stellungnahme zum Prüfungsbericht zu geben. Das gilt auch, soweit der Kämmerer von seinem Recht zur Stellungnahme nach § 95 Abs. 5 Satz 3 GO NRW Gebrauch macht.

§ 11
Sonstige Berichte

1. Alle Berichte der örtlichen Rechnungsprüfung sind dem Verwaltungsvorstand vorzulegen. Berichte von wesentlicher Bedeutung sind darüber hinaus dem Rechnungsprüfungsausschuss vorzulegen.
2. Bei Zweifeln darüber, was als wesentlich und wichtig zu bewerten ist, entscheidet die Leitung der örtlichen Rechnungsprüfung.
3. Ergeben sich aus dem Bericht Feststellungen von abteilungsübergreifender Bedeutung, werden die hiervon betroffenen Dienststellen von der örtlichen Rechnungsprüfung ebenfalls unterrichtet.

§ 12
Inkrafttreten

Diese Rechnungsprüfungsordnung tritt am Tag nach ihrer Bekanntmachung in Kraft.

Bekanntmachungsanordnung
Die vorstehende Rechnungsprüfungsordnung der Stadt Meckenheim vom 5. Juni 2019 wird hiermit öffentlich bekannt gemacht. Gemäß § 7 Abs. 6 der Gemeindeordnung für das Land Nordrhein-Westfalen (GO NRW) in der Fassung der Bekanntmachung vom 14. Juli 1994 (GV. NRW. S. 666), zuletzt geändert durch Gesetz vom 18. Dezember 2018 (GV NRW S. 738) wird darauf hingewiesen, dass eine Verletzung von Verfahrens- und Formvorschriften der GO NRW beim Zustandekommen dieser Satzung nach Ablauf eines Jahres seit ihrer Verkündung nicht mehr geltend gemacht werden kann, es sei denn,
a) eine vorgeschriebene Genehmigung fehlt oder ein vorgeschriebenes Anzeigeverfahren wurde nicht durchgeführt,
b) die Satzung ist nicht ordnungsgemäß öffentlich bekanntgemacht worden,
c) der Form- oder Verfahrensmangel ist gegenüber der Gemeinde vorher gerügt und dabei die verletzte Rechtsvorschrift und die Tatsache bezeichnet worden, die den Mangel ergibt.

Meckenheim, 28. Juni 2019
Bert Spilles
Bürgermeister

Die Veröffentlichung erfolgte im Amtsblatt der Stadt Meckenheim am 3. Juli 2019.